Để một doanh nghiệp hoạt động ổn định và phát triển lâu dài thì không thể thiếu vị trí chuyên về vận hành và nhân sự. Bài viết này sẽ giới thiệu cho bạn Operation Manager là gì cùng mô tả chi tiết về nhiệm vụ và kỹ năng cần thiết ở vị trí này.

Operation Manager là gì?

Operation Manager hay còn được gọi là Quản trị Vận hành hay Trưởng phòng vận hành. Đây là người có vai trò quản lý và giám sát nhân sự, chẳng hạn như thu hút nhân tài, xây dựng chương trình đào tạo và quy trình tuyển dụng. Operation Manager cũng tham gia việc phân tích và cải tiến hoạt động của một doanh nghiệp, tổ chức, đồng thời có nhiệm vụ nâng cao chất lượng, năng suất và hiệu quả công việc.

Công việc của Operation Manager gồm những gì?

Nhìn chung, nhiệm vụ của Operation Manager là đảm bảo tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp đều hoạt động suôn sẻ và có tính thống nhất, từ đó đạt được mục tiêu mà công ty đề ra. Để làm được điều này, công việc hằng ngày của Operation Manager có thể gồm:

Xây dựng, thực hiện và giám sát quy trình, thủ tục của công ty

Tất cả hoạt động của một tổ chức là quy trình. Tùy vào lĩnh vực và chức năng của các phòng ban, Operation Manager phân chia công việc sao cho hợp lý. Họ đồng thời phải theo dõi nhiều quy trình hoạt động khác nhau và đưa ra những đề xuất cải thiện chúng hiệu quả hơn, năng suất hơn.

Hỗ trợ quản lý tài chính

Operation Manager tham gia quản lý tài chính và giám sát quy trình sử dụng, hệ thống và tư liệu về tài chính của doanh nghiệp. Với nhiệm vụ này, họ phải quản lý vốn, lập ngân sách, báo cáo tài chính, cắt giảm những chi phí không cần thiết hay loại bỏ các yếu tố ảnh hưởng xấu đến tài chính của doanh nghiệp.

Xác định các vấn đề về kiểm soát chất lượng

Các tiêu chuẩn về sản xuất, hiệu suất làm việc, chất lượng và dịch vụ khách hàng đều được Operation Manager kiểm soát chặt chẽ và thường xuyên cải thiện. Bên cạnh đó, họ cần thực hiện kiểm tra và xử lý các vấn đề về chất lượng sản phẩm.

Một Operation Manager chuyên nghiệp sẽ tìm hiểu và truyền đạt mối quan tâm của khách hàng đến nhóm Vận hành và cùng nhau đưa ra những giải pháp cho khiếu nại và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Xây dựng mục tiêu chiến lược cho các bộ phận

Giám sát và cải thiện hiệu suất, hiệu quả làm việc của các bộ phận của doanh nghiệp như Nhân sự hay Kế toán cũng là một nhiệm vụ của Operation Manager. Đặt ra các mục tiêu hợp lý giúp thúc đẩy nhân viên làm việc tích cực hơn, hướng tới mục tiêu chung, từ đó công ty được vận hành một cách hiệu quả.

Đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ quy định, luật pháp

Operation Manager có vai trò xây dựng một môi trường làm việc an toàn và lành mạnh toàn diện. Operation Manager kiểm soát, lưu trữ hợp đồng, cập nhật sự thay đổi trong luật có ảnh hưởng đến công ty và là đầu mối liên hệ giữa công ty với chính quyền địa phương. Ngoài ra, họ phải quản lý nhân viên, đảm bảo họ tuân thủ các thủ tục, quy định được đề ra.

Tuyển dụng và đào tạo nhân viên

Operation Manager cũng thể tham gia quản lý nguồn nhân lực bằng cách tuyển dụng, đào tạo và kỷ luật nhân viên. Họ truyền đạt những kỳ vọng về công việc, giám sát và xem xét thái độ làm việc của nhân viên.

Tố chất và kỹ năng cần có ở Operation Manager

Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và văn bản

Tính chất của vị trí Operation Manager là làm việc với nhiều bộ phận khác nhau. Khả năng giao tiếp hiệu quả giúp Operation Manager thể hiện ý muốn của mình một cách rõ ràng, đồng thời giảm thiểu xung đột, sai sót trong công việc. Ngoài ra, giao tiếp bằng văn bản giúp Operation Manager trong việc phân tích các dữ liệu, tạo báo cáo và tương tác với đồng nghiệp qua email.

Kỹ năng tổ chức

Operation Manager cần có kỹ năng lập kế hoạch và sắp xếp công việc hợp lý, hiệu quả. Điều này đòi hỏi cần có khả năng chú ý đến tiểu tiết, phát hiện ra những vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng phát triển thành rắc rối lớn.

Khả năng phân tích dữ liệu

Công việc của Operation Manager yêu cầu cần biết cách thu thập dữ liệu, xử lý báo cáo và truyền đạt ý nghĩa của chúng với các phòng ban khác.

Làm việc dưới áp lực cao

Operation Manager thường xuyên phải đối mặt với các tình huống thử thách vì vậy khả năng làm việc trong môi trường áp lực cao là vô cùng cần thiết. Biết cách giảm căng thẳng không chỉ tốt cho việc hoàn thành công việc mà còn tốt cho sức khỏe tinh thần.

Khả năng quản lý ngân sách

Trách nhiệm của Operation Manager một phần nằm trong việc quản lý hiệu quả tài chính của doanh nghiệp. Operation Manager không chỉ biết cách quản lý ngân sách mà còn là phân tích các khoản lãi lỗ và tạo bảng cân đối kế toán.

Trên đây là thông tin về Operation Manager là gì cùng mô tả về nghiệm vụ và những kỹ năng cần thiết để trở thành một Operation Manager thành công. Hy vọng bài viết này đem lại cho bạn những điều bổ ích mà bạn đang tìm kiếm.